TOEIC Part 7対策4

皆さんこんにちは。トランスワールド講師の松岡です。今回はPart7テーマ別対策の
４回目。Emailについて説明していきます。
EmailはPart7の多くを占める問題ですので、しっかり読み方を攻略しておくことが重要ですよ。
　 まずはEmailのフォーマット（形式）をおさえておきましょう。

To: （受信者）
From:（送信者）
Date: （日付）
Subject:    （件名）

まず、送信者、受信者の欄には、名前もしくはメールアドレスが書かれています。
特に名前以外に部署や肩書きなどがある場合は送信者・受信者の関係をつかむヒントにもなりますので必ず目を通すようにしましょう。
Subject（件名）はSub.と略されたり、Regardingまたは Re.と表記されることもあります。（※Re.は返信<Returned Mail>の場合もあるので注意）
Emailの問題で圧倒的に多いのは、What is the purpose of this email?（このEメールの目的は何か？）という設問ですから、件名は大きなヒントになりますね。
件名の定型語としては以下のようなものが挙げられます。

Urgent（緊急）、Order（注文）Confirmation（確認）、Approval（承認）、
Shipment（発送）、Inquiry（問い合わせ）、Request（依頼）、
Cancellation（キャンセル）、Announcement（告示）、Reservation（予約）、Quotation（見積もり）、Apology（謝罪）

さて、件名の次にチェックしたいのが宛名と締めくくりの部分。
ビジネスメールの場合、宛名はDear Mr./Ms. ~とラストネームで書かれるのが
一般的ですが、ダイレクトにファーストネームで書かれている場合は親しい間柄
であることが分かります。
また、「採用ご担当者様」Dear Hiring Managerのように相手の肩書が書かれている
場合はメールの目的も推測することができますね。
「ご担当者様/関係者各位」という言い方でTo Whom It May Concernというフレーズも覚えておくと便利です。

日本の「敬具」にあたる締めくくりには、Sincerely yoursやYours Sincerelyなどが
用いられますが、親しい間柄の場合Regards やBest Regardsなどが使われることが
あります。ビジネスメールの場合は会社の情報が書かれますのでチェックしましょう。

Sincerely,
名前
会社名、役職名、部署名
会社所在地、電話・FAX、メールアドレス

さて、肝心のメール本文ですが、基本的に＜英文メールは用件から始まる＞と
考えてください。時候のあいさつが書かれることはあまりありません。
つまり、英文Emailは、件名と書き出しの数行を読めば用件がつかめるように
書かれているわけですね。ですから、問題を解く際もまずは件名と書き出し
をチェックするようにしましょう。
そして次に重要なことは、Emailや手紙というのは、
＜相手に何らかのアクションをとることを期待して書かれている＞ということです。
これはほとんどの場合、Emailの最後のパラグラフ（段落）に書かれます。
いつまでに書類を提出してほしい、意見が欲しい、あるいは返金してほしい、などなど。
この＜受信者に求めるアクション＞も、What should the recipient of this email do?など、設問にからんでくるポイントです。
さて、ここまでをまとめておくと・・・

Email問題の攻略法

1.送受信者名、件名をチェック！
2.書き出しの数行で用件を把握！
3.最後の段落で＜受信者に求めるアクション＞をチェック

この３ステップをしっかり押さえれば、Emailの問題は必ず得点源になるはずです。
では最後に、Emailでよく使われる略語を覚えておきましょう。

ASAP = As soon as possible：できるだけ早く
R.S.V.P = Repondez s’il vous plait：お返事お願いいたします。
NRN = no reply necessary ：返信不要
Attn = attention ：～宛て
FYI = for your information　：参考までに
TYIA = Than you in advance ：よろしくお願いいたします。
c/o = care of ：～様方、気付
w/ = with
w/o = without

それではまた次回お会いいたしましょう！

★☆★編集後記★☆★

如何でしたか？E-mailはいざ書こう！となるとあれ？これってどうなの？
と思う瞬間は必ずあると思います。ライティングのマナーって決して学校では
学べないものですので、このメルマガを参考に機会がある方は早速実践で使って
見てください！また、TOEICのリーディングのパート7には必ず出てきますから
基本はしっかりと押さえて置きましょうね！次回の松岡先生のメルマガも
非常に楽しみですね、どうぞお楽しみに。来週はポール講師が担当です！

発行元：トランスワールドイングリッシュ・スクール
発行人：中川竜也